Kuinka maa- ja metsätalousministeriö hankkii ohjelmistoprojekteja

Maa- ja metsätalousministeriön tietopalvelukeskus, Tike, on onnistunut hankkimaan ohjelmistoprojekteja ketterästi, menestyksellä ja hankintalain kirjainta noudattaen. Sain toissa viikolla haastatella Kalle Ollasta, joka toimii ministeriön tietopalvelukeskuksen tietojärjestelmäalan toimipäällikkönä.

Ollaksen mukaan menestys perustuu kolmeen asiaan:

1. Tike säilyttää itsellään immateriaalioikeudet ja arkkitehtuurin hallinnan.

2. Tuotoksen määrittelly on aluksi epämääräinen ja tarkentuu projektin aikana.

3. Hankinnat tehdään puitejärjestelyllä.

Säilytä immateriaalioikeudet ja arkkitehtuurin hallinta

Tiken asiakasvirastojen toiminta-alueella esimerkiksi maatalouden EU-tukijärjestelyt muuttuvat usein. Siksi on tärkeää, että olemassolevaa järjestelmää voidaan kehittää eteenpäin sen sijaan, että rakennettaisiin kutakin muutosta varten kokonaan uusi järjestelmä.

Jos immateriaalioikeudet annetaan järjestelmän toimittajalle, on tilaaja jatkokehityksen suhteen toimittajan armoilla. Vaihtoehtoina on silloin kalliin jatkokehityksen tilaaminen vanhalta toimittajalta tai uuden rinnakkaisen järjestelmän rakentaminen. Säilyttämällä oikeudet itsellään ja asiakasvirastoillaan Tike voi kilpailuttamalla valita jatkokehitykseen kokonaisuuden kannalta edullisimman toimittajan ja silti rakentaa järjestelmistään toimivan kokonaisuuden.

Pelkkä immateriaalioikeuksien säilyttäminen ei kuitenkaan riitä. Sen lisäksi tilaajan täytyy hallita arkkitehtuurinsa niin hyvin, että se voi itse varmistaa sen toimivuuden. Arkkitehtuurin hallintaa ei voi ulkoistaa, koska silloin – taas kerran – yksi toimittaja saa yliotteen tilaajasta. Tike on ratkaissut tämän perustamalla erityisen omista ohjelmistoasiantuntijoistaan koostuvan arkkitehtuuriryhmän. Kun yksittäinen projekti tarvitsee muutoksen kokonaisarkkitehtuuriin, arkkitehtuuriryhmä päättää, mikä vaihtoehto valitaan.

Määrittele iteratiivisesti

Tikessä on huomattu, etteivät he tyypillisesti projektiensa alussa tiedä kovinkaan tarkasti, mitä lopputulokselta halutaan.

Esimerkki: EU säätää direktiivin, joka vaatii muutoksia Tiken asiakasviraston tietojärjestelmään. EU-direktiivin pohjalta eduskunta säätää lain, joka määrittelee, kuinka direktiiviä Suomessa noudatetaan. Sen jälkeen virkamiestasolla tulkitaan, miten lakia kuuluu soveltaa. Lopullisen järjestelmän on toimittava tämän tulkinnan mukaan. Kuitenkin Tiken täytyy aloittaa projekti jo pelkän EU-direktiivin pohjalta, jotta se ehtii valmiiksi ajoissa.

Iteratiivinen määrittely vaatii projektitiimeiltä hyvää menetelmäosaamista. Tikellä projektipäällikkö valitsee, millä tavalla projekti organisoidaan. Nykyään suuri osa projekteista tehdään Scrum-menetelmällä. Myös muiden ketterien ohjelmistokehitysmenetelmien käyttöä pyritään lisäämään.

Hanki puitejärjestelyllä

Iteratiivisen määrittelyn takia Tike ei voi kilpailuttaa projekteja urakkoina. Tiken ratkaisu on kilpailuttaa alihankkijat 2+2 vuoden puitejärjestelyyn. Projektien aikana alihankkijoille maksetaan työstä tuntihintaa.

Puitejärjestelystä saadaan myös muita hyötyjä.

• Projektit voidaan käynnistää ja toteuttaa nopeasti.
• Tietämys säilyy ja siirtyy organisaatiossa projektista toiseen.
• Kaksi optiovuotta antavat turvaa kilpailutuksen ongelmia vastaan. Jos esim. hyväksi koettu alihankkija epäonnistuu muodollisen seikan vuoksi uudessa kilpailutuksessa, ei toimivaa toimitussuhdetta tarvitse katkaista.
• Noususuhdanteessa Tike pystyy pitämään hinnat kahden vuoden takaisella tasolla niin halutessaan.

Haastavinta puitekilpailutuksessa on Ollaksen mukaan alihankkijoiden mittaaminen. Miten valitaan sellaiset mittarit, jotka ovat hankintalain edellyttämällä tavalla objektiivisia, mutta kuitenkin tuovat olennaiset asiat esiin? Tähän asti Tike on käyttänyt lähinnä itsearviolomakkeita valinnan perusteena. Haastattelu tietojen validoimiseksi estää pahimmat huijaukset, mutta lievää epärehellisyyttä ei voi estää. Ollaksen mukaan Tike on kuitenkin onnistunut valinnoissaan tähän asti riittävän hyvin.

Toinen haastava asia on omien ja hankittujen henkilöresurssien hallinta projektien välillä. Tekijöiden pitäisi pystyä keskittymään yhteen projektiin vähintään useamman viikon jaksoissa. Toisaalta joidenkin taitoja tarvittaisiin samaan aikaan useammassa projektissa ja se olisi tiedonsiirtymisenkin takia hyvä. Scrum on tuonut tämän ongelman pintaan, koska Scrumin periaatteisiin kuuluu tiimien suojeleminen ulkoisilta häiriöiltä.

Tulokset

Ollaksen mukaan Tiken toimintamalli on tuottanut hyvää tulosta. Suuria epäonnistumisia ei ole tullut.

Objektiivista mittadataa Tike ei projektien menestyksestä ole kerännyt. Osviittaa voi kuitenkin saada vertaamalla projektien hintoja muiden EU-maiden vastaaviin projekteihin. Maataloustukijärjestelmän muuttaminen tuottoperustaisesta tilaperustaiseksi vuonna 2006 maksoi muutamia miljoonia, kun joissakin muissa maissa hintaa tuli kymmenkertaisesti.